Organizacion de oficina

Aprende como la organización de oficina te lleva a emprender nuevas oportunidades de éxitos

3 puntos claves para mantener organizada tu oficina

Los documentos, son tus mejores amigos ¡Quiérelos! Pero… ¿cómo quererlos si se atiborran en el escritorio y pueden pasar meses encima del escritorio sin moverse?. Si hemos creado nuestra propia oficina y ahora nos convertimos en nuestra propio jefe, pues debemos organizar nuestra oficina para ser más productivos desde el inicio.

Si tenemos nuestra oficina en casa es posible que no contemos con mucho espacio, más aún es posible que solo contemos con un escritorio o probablemente usemos la mesa del comedor de la casa. Entonces la organización de oficina es quizas el paso más estratégico que debemos perfeccionar.

Aquí te explico de manera sencilla 3 puntos importantes que te ayudarán a mantener tu oficina organizada:

A. Los documentos tienen un tiempo de vida. Asignales un tiempo de vida útil para que estos puedan desocupar tu escritorio lo antes posible. Por ejemplo: Si escribiste una nota para recordar hacer algo ese día, por decir: comprar papel. Ve a comprarlo pronto con la intención de desechar la nota.

B. Documentos pendientes. No necesitas tenerlos a la vista para recordarlos. Por ejemplo: hacer una llamada, realizar un pago o cobrar una factura. Mételos todos a una carpeta o un sobre, y asigna unos minutos al día a una hora específica para revisar dicha carpeta y elegir lo más prioritario para ti en ese momento. ¡Listo!

C. Tus proyectos o material de trabajo. Si un proyecto requiere leer libros, hacer apuntes, o tomar referencias de otras carpetas que tengas, tu escritorio puede estar sufriendo una sobrecarga que puede hacerte nublar tus ideas. ¿Qué hacer si trabajarás con este material toda la semana? Pon atención a lo siguiente: esta es una técnica que aunque parezca lenta liberará tu escritorio y lo mantendrá disponible para cualquier urgencia de trabajo que tengas.

Deberás realizar la lista de temas que has encontrado en los diversos textos o carpetas, con su número de página y nombre de carpeta o libro donde lo has encontrado. Luego de esto puedes proceder a guardarlos todos en su lugar de origen. Cuando regreses del almuerzo retomas la lista que escribiste y desde ahí, puedes decidir si todo es importante o si algo no lo es y descartarlo. Luego cuando estes seguro por donde quieres empezar entonces buscas dicho material y obtienes la información. Luego de terminado el proyecto desecha la lista que hiciste.

Si antes te tomaba 5 días realizar un proyecto o trabajo ahora te tomará un día y medio menos. Solo trabajando en la organización de la oficina.

Empieza una por una, no todas al mismo tiempo y verás que obtendrás resultados.

Déjame tus comentarios.

Gracias,
Óscar R. B.

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Esta entrada fue publicada en abril 9, 2012 por en Organizacióndeoficina y etiquetada con , , .

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