Organizacion de oficina

Aprende como la organización de oficina te lleva a emprender nuevas oportunidades de éxitos

La habilidad para la organización de documentos en tu oficina.

Organización de documentos en tu oficina.

Bandeja de entrada y bandeja de salida… ¿y donde quedan los pendientes? ¿y los por confirmar? ¿y los que ya están en la bandeja de salida pero no terminan de salir? …y los pagos ¿en la de entrada o en los de salida? ufff… y estas son las variantes que pueden lograr que tu escritorio sufra de sobredosis de documentos y la oficina pierda su organización.

Anteriormente te comenté como podías ayudarte para no quedar aplastado sobre una montaña de documentos y tareas pendientes. Pero ahora te daré la clave que yo considero la más importante para que puedas crear la habilidad de dejar este presente que te atormenta en el pasado.

Re-aprende a escribir sobre papel.
Resulta que esta habilidad con el pasar de la tecnología se vuelve más escasa y lenta. Es más, en algunos casos, yo me he encontrado haciendo crtl+z en una hoja de papel o cuando realizo un esquema gráfico… ¡imagíante! Sobre todo cuando conversas por el CHAT, en donde las palabras se acortan y van tomado otras formas.

Y es aquí en donde se perjudica la habilidad que ya tenías de escribir a mano sobre un papel y bolígrafo. Al mermar esta habilidad, es posible que dejes de lado tu agenda y que no quieras escribir las actividades del día en una hoja de papel.

Ventajas de escribir a mano:
1. Es más rápido
2. La nota ya está lista para usarse, no se necesita imprimir.
3. Puedes hacer flechas indicativas a más del texto.
4. Te aleja del monitor del computador, lo cual es saludable si pasas muchas horas frente a el.
5. Dejas tu huella personal.

Si vuelves a agilitar tu mano para escribir, podrás diligenciar más rápido tus documentos sobre tu escritorio y tu oficina quedará organizada más eficientemente ¿CÓMO?… así:

a. Sobre cada documento que se encuentre pendiente podrás ponerle una nota que diga PENDIENTE.
b. Los documentos ya concluidos, colocas una nota que diga TERMINADO.
c. Los que estén en cola, le escribes PARA HOY
d. Y todos los membretes que necesites realizar: PARA AYER, PARA MAÑANA, PAGADO, POR COBRAR, POR REVISAR, POR LEER, LEIDO… por su puesto no olvides usar un clip y un trozo de pape.

Así al final del día podrás recoger todos los documentos y apilarlos. Así tu escritorio quedará limpio. Al día siguiente revisarás con cuales documentos quieres trabajar primero guiándote por el membrete que les pusiste.

Esta inversión no te cuesta nada y te ahorrará muchos dolores de cabeza, te lo aseguro. Te sentirás excelente al día siguiente cuando llegues a tu puesto de trabajo y esté limpio y ordenado. Aplícalo poco a poco, no de golpe, poco a poco… así te irás acoplando a tu ritmo. ¡Pero Hazlo! Y verás resultados en la organización de tu oficina y en tus ingresos.

Me gusta poder contribuir a tus expreiencias emprendedoras, puedes contarme como te va a ti… te responderé.

Tu socio de oficina, Óscar Reinoso B.

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4 comentarios el “La habilidad para la organización de documentos en tu oficina.

  1. Claribel Diaz
    octubre 15, 2012

    excelentes consejos, los voy a poner en practica.

    • Oscar R. B.
      mayo 19, 2013

      Hola Claribel,
      han pasado varios meses desde tu último mensaje, espero que te haya ido muy bien con tu puesta en práctica. Anímate a compartir con todos, tus experiencias, yo estaré abierto a tus comentarios, te esperamos. ¡Éxitos!

  2. DANIEL
    mayo 16, 2013

    HERMANO ESTOY HACIENDO UN PROYECTO EN ESTE MEMENTO Y EL PROBLEMA QUE ESTOY ATACANDO EN LA OFICINA QUE ESTOY HACIENDO LA PASANTIA ES LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRINCIPALMENTE YA Q ES UNA OFICINA CONTABLE Y PUES ME GUSTARÍA RECIBIR MAS CONSEJOS PARA DESARROLLARLOS EN DICHO LUGAR… ATT:TU SOCIO

    • Oscar R. B.
      mayo 19, 2013

      Hola Daniel,
      revisa todos los post que he puesto en el blog, estoy seguro que en algunos encontrarás términos y temas que podrás AÑADIR o ACOPLAR a tu situación. Digo esto porque a veces tenemos ideas preconcebidas de como debe ser una organización de oficina y cuando nos topamos con la realidad nos chocamos y nos caemos de espaldas.

      MI SUGERENCIA.
      Observa y ten paciencia. No se que tiempo lleves realizando las pasantías, probablemente estés agobiado por la desorganización, ten PACIENCIA, y coméntame que VES… y te podré dar guía… paso a paso de los criterios que debes añadir a tu forma de pensar para que puedas realizar cambios significativos DESDE tu puesto de trabajo.

      Necesitaría también, de manera breve, me comentes cual es el objetivo de tu proyecto para entender a donde quieres llegar. Comprendo que deseas una mejor organización de los documentos, así mismo debes saber, que hay dos objetivos finales para una organización de documentos: Encontrarlos rápidamente y encontrarlos de manera lenta, podría pensarse que nadie quiere este último aunque según la oficina puede ser necesario.

      Un punto destacado.
      Veo que usas la palabra DOCUMENTO, en realidad es así como se denomina a una hoja de papel que tiene contenido relacionado con la oficina.

      Gracias y felicitaciones.
      Gracias por compartir tus experiencias ya que también será útil para otras personas. Y te felicito por tu interés en la organización de oficina ya que este tema que en mi opinión es el principal Activo de una empresa.

      Si deseas escuchar algunos temas de mi blog en audio, puedes buscar en el minuto 25:30 http://www.youtube.com/watch?v=tk0tQmxWrQg

      Saludos y un abrazo,
      tu socio de oficina ÓscaR.

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Esta entrada fue publicada en mayo 28, 2012 por en Organizacióndeoficina y etiquetada con , , .
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